Assistant (e) Administratif (ve) - Hoofdinhoud

  Lieu d'affectation    Kinshasa ­ RDC    Durée    4  mois avec possibilité d'extension en fonction de la performance et  de la disponibilité des fonds    Date de clôture   12/02/2012        Informations générales sur le projet   Le projet « Renforcement des capacités en matière de lutte contre l'impunité des violences sexuelles »  vise à lutter contre l'impunité des violences sexuelles par l'amélioration de l'accès à la justice des   personnes victimes des violences sexuelles (VVS) et le renforcement du contrôle et de l'évaluation de  l'activité des juridictions de la province du Sud Kivu et du district de l'Ituri en matière d'instruction et de  poursuite des infractions de violences sexuelles.    Ce projet, qui bénéficie d'un financement du Fonds de Stabilisation et de relèvement (SRFF), sera mis  en oeuvre conjointement par le Ministère de la Justice et Droits Humains, le Conseil Supérieur de la  Magistrature à travers son Secrétariat et le Bureau Conjoint des Nations Unies pour les Droits de  l'Homme (BCNUDH), dans le cadre du Programme de stabilisation et de la reconstruction de l'Est de la  RDC (STAREC).     Le Ministère de la Justice et des droits humains assure la responsabilité institutionnelle de la mise en  oeuvre de ce programme en partenariat avec le Conseil Supérieur de la Magistrature et l'appui du  Secrétariat du CMJ.  Les activités prévues s'inscrivent notamment dans les orientations formulées par le  Plan d'Action pour la Reforme de la Justice de 2007, la « Feuille de route du Ministère de la Justice pour  l'exercice 2009 » et la feuille de route sectorielle de « Lutte contre les violences sexuelles » adoptée en  mai 2010.  Ces documents de référence se fixent pour priorité le renforcement de la lutte contre  l'impunité, spécialement en matière de violences sexuelles.   Dans ce cadre, l'UNOPS recherche un(e) assistant  administratif (ve) selon les conditions définies cidessous :     Attributions et Responsabilités    L'assistant administratif travaillera en étroite collaboration avec le Directeur des Etudes et de la  Planification (DEP) du ministère de la justice et droits humains et sera basé au Ministère de la justice et  des Droits humains, à la Direction des Etudes et de la planification. Placé sous la supervision du  conseiller en monitoring de l'activité judiciaire, il devra s'acquitter des tâches suivantes :    

                                                                                     1.  En matière d'administration et de gestion des équipements et fournitures       Rédiger les correspondances administratives internes et externes courantes;     Recevoir, enregistrer et distribuer les correspondances entrant et assurer l'expédition et le suivi  des correspondances sortant ;    Mettre en place un système d'enregistrement et de classement des documents reçus et expédiés  et en assurer une gestion rigoureuse;     Assurer l'archivage physique et électronique et, le cas échéant, la mise à jour des dossiers du  projet;    Préparer la documentation et les outils nécessaires  pour les réunions internes et externes, et le  cas échéant, en dresser les procès verbaux ;    Fournir une assistance administrative au personnel du projet en matière d'organisation des  voyages officiels ;    Gérer les fournitures et le matériel de bureautique du projet (papiers, photocopieuse,  imprimante...) en bon père de famille;     Inventorier et tenir à jour la liste des matériels acquis par le projet;     Interpréter les textes règlementaires, informer et conseiller le personnel du projet affecté au  Ministère de la Justice sur toute question administrative ;     Vérifier et effectuer les corrections linguistiques nécessaires en vue d'assurer  le bon usage du  français dans les correspondances et rapports du projet ;    Réaliser toute autre tâche requise dans le cadre des activités de l'unité (gestion d'agenda,  reproduction des documents ou tout autre besoin d'appui administratif...) ;    2.    En matière d'achat      Planifier et organiser l'achat des fournitures et des matériels de l'unité, conformément aux règles  et procédures de l'UNOPS ;    Préparer les requêtes de paiement des fournisseurs;     Assurer le suivi de la livraison du matériel ou des fournitures commandés, et procéder à la  vérification de la conformité du matériel livré aux commandes effectuées ;    Réaliser toute autre tâche requise dans le cadre des activités du projet ;    3.   En matière de l'administration des ressources humaines      Etablir les Fiches de présence du personnel du projet et les soumettre pour signature au  personnel concerné avant leur transmission à l'unité chargée des Ressources humaines au  Centre d'Opérations de l'UNOPS en RDC ;    Assurer la liaison entre le Projet et le  Centre d'Opérations de l'UNOPS en RDC  pour toute  question relative aux ressources Humaines ;     Réaliser toute autre tâche requise par le superviseur dans le cadre des activités du projet ;    "Le consultant s'engage a strictement adhérer aux normes de sécurité, instructions  administrative et aux plans et procédures du système des Nations Unies et de UNOPS''.     Critères de sélection    A. Education/Expérience/ Langue      Diplôme supérieur (Bac + 3) en Sciences commerciales, administratives, économie avec 4 ans  d'expérience professionnelle dans le domaine de l'administration et l'assistance au Projet ou  Programme ;   Une expérience antérieure au sein du système des Nations Unies ou dans une ONG  Internationale pourra être considérée comme un avantage;    Parfaite maîtrise du français écrit et parlé est exigée ;    Une bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé serait considérée comme un atout;  

                                                                                     B. Compétences      Esprit d'initiative, esprit d'équipe et aptitude à travailler sous pression ;     Discrétion et maîtrise des techniques de communication administrative ;    Aptitude à assurer la qualité des correspondances  et rapports notamment en vérifiant et en y  effectuant les corrections linguistiques nécessaires ;    Maitrise des procédures de gestion administrative d'un bureau ;    Connaissance et aptitudes en matière de classement des documents en version dur et  électronique ;    Excellentes capacités rédactionnelles et aptitudes en matière de reporting ;    Maitrise des logiciels informatiques d'utilisation courante et basique (Word, Excel, Powerpoint et  Access) ;      Soumission des candidatures     Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur dossier de candidature, comprenant une lettre de  motivation, un curriculum vitae à jour ainsi qu'une notice personnelle des Nations Unies  (formulaire P.11), par e-mail à l'adresse cdocvacancy@unops.org .  Veuillez indiquer le numéro de  vacance ainsi que le titre du poste dans l'objet de votre e-mail.    Vous pouvez télécharger le formulaire P11 sur le lien suivant :   http://www.unops.org/SiteCollectionDocuments/HR%20docs/P11_French.doc), voir site (www.unops.org)      Remarques  -  Aucune candidature reçue après la date de clôture ne sera examinée  -  Seuls les candidats retenus pour les entretiens seront contactés.  -  Les candidatures des femmes qualifiées sont vivement encouragées.  -  L'UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat sélectionné à un niveau inferieur à celui  indiqué ci-dessus.