Finance Assistant - Hoofdinhoud

  Duty Station  Khartoum, SUDAN    Duration    3  ­  12 months    Closing Date    February 06 th , 2012      Background    UNOPS is the UN sector lead for Basic Infrastructure and Settlement Development, which has provided an  opportunity for the agency to play a leading role in infrastructure programme design and implementation.    The UNOPS Sudan Operations Centre (SDOC) was established in February 2004 to provide client services  in the areas of infrastructure, large scale operations and procurement throughout Sudan. By  2011, SDOC  was  implementing  over  20  different  projects  with  a  total  2011  value  of  over  $75  million,  including  donors  such  as  USAID,  Multi  Donor  Trust  Fund  (MDTF),  Common  Humanitarian  Fund  (CHF),  the  World  Bank,  USAID, Government of Italy, UNMIS, UNDP, DFID and FAO.    Following the separation of South Sudan in July, 2011, the Sudan Project Centre (SDPC) was established.  SDPC is implementing water resource management projects in Darfur funded by DFID and USAID. In Blue  Nile  UNOPS  has  been  implementing  an  airstrip  rehabilitation  project  for  USAID.  Human  Resources  services are provided to OCHA.    SDPC has over 15 staff in Sudan. The main office in Khartoum supports field offices located in El Fasher  (North Darfur), Nyala (South Darfur).    Duties and Responsibilities    Under the direct supervision of Project Support Officer, the incumbent of the post is required to perform the  following specific duties and responsibilities:     Assist in posting of periodic accounting records by recording receipts and disbursements (ledgers,  cash books, vouchers, etc) and reconciling data for recurring or special reports.     Maintains contacts with local banks for verifying accounts status, collecting bank statements,  verifying currency exchange rates and similar direct transactions.     When authorized, makes disbursements from petty cash fund, maintain records of these  disbursements and balances accounts as required.  

    Assist in clearance of projects operations advances    Maintain financial records for all projects and other office accounts for which responsibility is  assigned.    Assist in monthly local bank account reconciliations      Assist in processing staff and vendor payments by raising payment vouchers and checks and  informing them of the ready cheques for collection.    Receive and stamp payment requests from other departments in readiness for processing    Arrange and maintain proper filing system in the Finance unit and archives    Scanning and copying of financial documents as and when required.     Perform any other relevant duties as required.     Processing monthly staff Payroll.    Raising of APJE and GLJE in ATLAS    Supervise salary and allowance calculations for Local and International staff.    Perform any other related duties as requested by the supervisor.    The incumbent will be responsible to abide by the security policies, administrative instructions, plans and  procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.    Required Selection Criteria    Competencies      Knowledge of UN financial rules and regulations will be considered as asset.     Computer literate, thorough knowledge of MS Office and other computer packages.      Ability to establish priorities, to plan and be able to deliver to timelines.     Ability to work long hours when required.     Ability to work in a team environment.     Meets timeline for delivery of products and services to clients.    Motivated and takes initiative when necessary and can work independently and under pressure.    Education/Experience/Language      Secondary education is a must.     Specialized certification is a must.     University degree is desirable.     Minimum of 4 years of general experience, some of which has been in accounting clerical activities.     Knowledge of computer and other office equipment is a must. Knowledge of ATLAS system is  desirable.     Fluency in written and oral English and the language of the duty station required. Knowledge of  second UN working language desirable.    Submission of Applications    Qualified candidates may submit their application, including a letter of interest, complete Curriculum Vitae and  an  updated  United  Nations  Personal  History  Form  (P.11)  (available  on  our  website),  to  UNOPS  ­   SDPC  Khartoum office, Industrial development bank building, 8 th  floor, street 21, Al Amarat, Khartoum, Sudan  or  via  e-mail  to  recruitmentsdpc@unops.org .   Kindly  indicate  the  vacancy  number  and  the  post  title  in  the  subject line when applying by e-mail.    Additional Considerations  -  Applications received after the closing date will not be considered.  -  Only those candidates who are short-listed for interviews will be notified.   -  Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.   -  UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a level below the advertised level of the post.  For more information on UNOPS, please visit the UNOPS website at  www.unops.org .