Assistant e administratif ve projet d appui au secteur de la reconstruction et du logement en haiti - Hoofdinhoud

Justification du projet:

Suite au séisme du 12 Janvier 2010, il y a eu nombreuse interventions dans la matière de la reconstruction par la communauté internationale et le gouvernement. Cependant, près de 2 ans après, Haïti toujours face à des défis avec plus de 600,000 personnes vivent dans des tentes dans plusieurs endroits de la capitale.

Alors que les initiatives de reconstruction et d’élaboration de la zone métropolitaine de Port-au-Prince et en plus d'une planification stratégique à long terme sont en cours, la situation actuelle montre clairement qu’il a un besoin de fédérer toutes ces initiatives sous le contrôle de l’Etat Haitien de façon à augmenter le rendement du secteur de la reconstruction en Haïti. Dans ce contexte et pour entamer de manière cohérente la phase de reconstruction du pays, le Gouvernement a créé l’Unité de Construction de Logements et des Bâtiments Publics (L’UCLBP) rattachée à la Primature et appuyé par le PNUD au nom du projet du logement.

Objectif et Axes d’intervention de projet:

Le projet d’appui au logement vise principalement à apporter un soutien à la mise en place d’une Unité de Logement au niveau de la Primature dont les taches essentielles seront d’assurer d’une part la coordination et la supervision des interventions en matière de reconstruction dans le pays (y compris la reconstruction d’édifices publics) et d’autre part d’entamer les réflexions sur une politique nationale de l’habitat et du logement en Haiti.

Duties and Responsibilities

Attributions et Responsabilités:

L’Assistante Administrative veillera à assister le Directeur Exécutif dans ses démarches administratives et contribuer à l’amélioration de l’organisation de la Direction exécutive. Il/elle assumera les tâches suivantes :

Traiter le courrier entrant à la direction exécutive ;

Tenir l’agenda du Directeur Exécutif ;

Organiser les réunions du Directeur Exécutif ;

Préparer les dossiers et les mettre sous parapheur pour signature ;

Assurer le classement des dossiers et documents de la Direction Exécutive ;

Effectuer les formalités administratives pour les voyages du Directeur Exécutif et des membres de l’unité ;

Gérer et assurer la protection de la documentation disponible à l’unité ;

Assurer l’archivage électronique des documents et courriels reçus à la Direction Exécutive ;

Tenir les comptes rendus de réunion ;

Classer les correspondances ;

Assurer le classement des documents Financiers relatifs aux projets ;

Introduire les requêtes financières dans le budget selon le plan annuel de travail (AWP) et faire le suivi pour le décaissement des fonds ;

Assurer la liaison avec les différentes unités du PNUD, notamment les services Généraux, le service du Personnel, la Comptabilité, le service des Voyages, l’unité Environnement et faire le suivi des activités du projet pour la bonne Exécution de projet. ;

Etre responsable de la préparation des heures supplémentaires du personnel ;

Faire le suivi de l’Attendance du personnel et tenir à jour les feuilles de présences du personnel ;

Préparer les ordres de réparation des véhicules conformément aux procédures du bureau ;

Vérifier le Log book des véhicules du projet ;

Vérifier les rapports d’utilisation des bons d’essence ;

Organiser les réunions et ateliers ;

Préparer l’inventaire des matériels et équipements des projets PAGE/GDT ;

Réaliser toute autre tâche connexe que lui confie le Directeur exécutif ou les directeurs de division dans le cadre de ses responsabilités.

Competencies

Enthousiasme et engagement ;

Volonté de participer activement et de manière constructive à la vie du bureau ;

Forte propension à la participation ;

Curiosité intellectuelle ;

Attitude orientée vers les clients.

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme de secrétariat/Ecole de commerce ou niveau universitaire équivalent.

Expérience:

Expérience de 7 ans minimum en gestion dont au moins 1 an à un poste similaire ;

Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Langues requises:

Parfaite connaissance écrite et orale du Français ;

Bonne connaissance de l’Anglais.

Aptitudes:

Excellente capacité de communication verbale et écrite ;

Bonne connaissance des pratiques administratives et comptables ;

Excellente capacité d’analyse et de synthèse ;

Disponibilité à travailler en dehors des heures régulières ;

Capacité de prise d’initiative, sens de l’organisation et rigueur ;

Capacité à travailler en équipe et sous pression ;

Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois ;

Autonome, disponible et bonnes relations interpersonnelles.

N.B. Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes et de natianalité haitienne.

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