LFA Finance Expert / Country Manager - Hoofdinhoud

Project Title  Global Fund to fight AIDS, Malaria and Tuberculosis (GFATM)  Org Unit  Switzerland Operations Centre    Duty Station  Belgrade, with some travel (around 15%) in Serbia    Duration    1 year    Closing Date    9 February 2011     Background    UNOPS has been providing services to the Global Fund to Fight AIDS, Malaria and Tuberculosis (GFATM)  since its creation. UNOPS is the designated Local Fund Agent (LFA) in 14 countries/entities worldwide,  including Serbia. In Serbia, UNOPS monitors the implementation of GFATM funded grants with multiple  organisations performing duties of Principal Recipients (PR).    The Global Fund does not have a country-level presence outside of its offices in Geneva, but contracts for  independent advice from in-country experts: Local Fund Agents (LFAs). The scope of regular services of LFA  includes:  A.  Work performed before the Global Fund signs a Grant Agreement with a Principal Recipient  including:  a.  Assessments of the capacities of a nominated Principal Recipient in Financial management and  systems, programmatic management, Sub-recipient Management, pharmaceutical and health product  management, monitoring and evaluation; and  b.  Assistance during The Global Fund's negotiations of a G rant Agreement with a Principal Recipient.    B.  Work performed periodically during program implementation to independently verify program performance  and the accountable use of funds;  C.  Review of a Request for Continued Funding from a Country Coordinating Mechanism. The purpose of this  service is to review the request of CCM for continued funding, to evaluate the performance of the PR and to  provide advice to the Global Fund on the continuation of funding for a program beyond the first two years of  an approved grant;  D.  If requested by the Global Fund provide special services to the Global Fund, such as information or data  analysis, reviews, ivestigations, or other work. 

  IMPORTANT NOTE: UNOPS is looking for a candidate who can perform the full programmatic  responsibilities of a Finance Expert as set out below AND manage the country office.  All  applications will be considered for this dual role, but in case a strong candidate is found on  the programmatic side, that candidate will be offered the position of Programmatic Health  Expert only, with the relevant responsibilities.     Duties and Responsibilities    Within the context of the Framework Agreement between the GF and UNOPS, and on behalf of UNOPS, The  LFA Finance Expert / Country Manager is responsible for tasks outlined in Work Order signed between the  GFATM and UNOPS for Serbia and guided by the relevant GFATM tools, policies and guidelines. The Finance  Expert / Country Manager acts under direct supervision of UNOPS LFA Country Coordinator and under overall  supervision of UNOPS Regional LFA Team Leader.    The LFA Finance Expert / Country Manager is responsible for undertaking tasks outlined in the Work Order  signed between the GFATM and UNOPS for Serbia and guided by the relevant GFATM tools, policies and  guidelines. Under the direct supervision of the UNOPS LFA Team Leader in Serbia, the LFA Finance Expert /  Country Manager serves as the focal point for UNOPS LFA work in the country.     More specifically, the LFA Finance Expert / Country Manager will be responsible for the following duties:     As leader of the Country Team, the LFA Finance Expert / Country Manager will:       Coordination/supervisory work and represent the LFA in-country team:    Plan and coordinate work of the in-country team to ensure timely delivery of LFA services to the GF;    Supervise and coordinate the work of Finance Expert, M&E Expert, Finance/Admin Assistant and any  other staff/ consultants engaged to support in-country team;    Provide guidance and support to the LFA in-country team and other experts in Serbia;    Communicate with the GF regarding the timelines, specific requirements and planning the provision of  LFA services;    Communicate and maintain relationship with relevant country stakeholders.    PR Assessment      With assistance of the LFA Team Leader, the Finance Expert/ Country Manager will develop a  plan  and timeframe for the focused on-site assessment;      Undertake  the  focused  on-site  assessment  in  the  functional  area  of  Financial  and  Management  Systems  with  assistance  of  the  Team  Leader/Regional  Coordinator  and  in  the  area  of  procurement  and supply management under guidance of International Procurement Expert;      Assist the LFA assessment team in formulating the assessment conclusions and recommendations to  the GF in the final assessment report in the area of FM&S and PMS highlighting identified strengths  and weaknesses, and if relevant, identify areas for capacity building;    Work together with the LFA Team Leader in making recommendations to the GF in the phase of the  grant  negotiations  on  the  status  of  the  various  work  plans  with  specific  focus  on  the  feasibility  and  soundness of the proposed programme budget;      The LFA Finance Expert / Country Manager in cooperation with the LFA Team Leader shall work with  the  Principal  Recipient  to  develop  a  plan  for  the  initial  and  subsequent  disbursements  of  funds  and  PSM plan;   

    Report to the Team Leader on all on-going activities and follow-ups;      Manage day-to-day operational matters in accordance with the work order    Verification of Implementation Performance      The  LFA  Finance  Expert  /  Country  Manager  will  meet  regularly  with  the  Principal  Recipient(s)  (PR)  and other relevant programme stakeholders to verify the correct use of GF programme funds      He/She  will  advice  and  inform  the  LFA  Team  Leader  regularly  about  any  arising  obstacles  or  problems,  diversions  from  GF  policies,  and  any  information  that  is  regarded  relevant  for  the  successful programme implementation      Review  regularly  the  disbursement  requests  and  financial  programme  up-dates  of  the  PR  for  soundness  and  consult  with  the  LFA  Team  Leader  on    recommendations  to  the  GF  about  further  funding and procurement related matters      Perform  site  visits  to  the  Principal  Recipients  and  sub-recipients  and  other  program  sites  as  necessary to confirm the reports of grant implementation.      Perform regular inspections of the accounting/procurement books and records      Review,  the  findings  and  recommendations  of  independent  audits  of  the  PR,  and  provide  feedback  after approval of the LFA Team Leader to the Global Fund as to the steps the Principal Recipient is  undertaking  to  resolve  any  findings  and/or  implement  recommendations  which  might  affect  its  performance and/or accountability under the grants.      Bring all significant performance and financial problems to the immediate attention of the LFA Team  Leader       Provide regular reports to the LFA Team Leader (and of necessary to the GF FPM) on procurements  undertaken by the PR      Perform other services as may be agreed to in the particular GF-UNOPS Work Orders for Serbia.      Carry out financial management and procurement matters of UNOPS LFA office in Serbia    On-site Data Verification      Work together with the LFA Team Leader to prepare the workplan     Prepare the site visits     Carry  out  site-visits  when  financial  information  is  to  be  verified  and  or  cross-checked  with  programmatic data    Support in preparation of the report     Renewal of Phase 2       Support  the  Phase  2  assessment  team  in  developing  a  plan  and  timeframe  for  the  LFA  activities  within Phase 2 renewal process     Coordinate,  organize  and  undertake  together  with  and  under  supervision  of  the  LFA  Team  Leader,  activities related to financial/procurement review and analysis of the Phase 2 assessment.    Work  together  with  the  LFA  Team  Leader  in  formulating  the  financial/procurement  reviews,  conclusions and recommendations to the GF in the final Phase 2 assessment report    Work  together  with the  LFA Team  Leader  to  make  recommendations  to  the  GF  in  the  phase  of the  negotiations for Phase 2 grant renewal in relation to financial/procurement matters  

    UNOPS LFA office representation and management    In order to ensure the appropriate working environment of the UNOPS office for performing the LFA Finance  Expert/ Country Manager's  work as set out in the Work Order with the GF, the LFA Finance Expert/ Country  Manager will:     -   When required and upon request, represent UNOPS in Serbia, including at UN agency meetings, UN  events and other related situations  -   Office management  -   Act as supervisor of petty cash custodian for UNOPS LFA Serbia office   -   Supervise all members and consultants of LFA in-country team in Serbia     Note: The timeline and templates of deliverables as well as terms of reference, detailed quality  requirements and scope of each service/deliverable are determined in the GF LFA Manual and other  LFA related guidelines ( http://www.theglobalfund.org/en/lfa/documents  )    The  selected  candidate  will be  responsible  to  abide  by  security  policies, administrative  instructions,  plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS       Selection Criteria    Competencies:       Ability to plan own work and manage conflicting priorities;    Fully proficient computer skills;    Commitment to producing results;     Ability to act independently and proactively     Strong analytical, research and organisational skills;     Strong oral and written communication skills;     Ability to work effectively in a team; and     Non-judgmental and tolerant attitude towards vulnerable groups    Demonstrated skills and sound theoretical and practical knowledge in project management;    Knowledge of UN regulations, rules, policies, procedures and practices (desirable);    Knowledge of GFATM principles, grant management architecture, regulations, rules, procedures  including in relation to LFA model and services (desirable);    Proficiency in drafting and ability to write concisely and under presure; good interpersonal and  communication (spoken and written) skills;    Prominent analytical, organizational and negotiation skills: Solution oriented analysis: Ability to create  business relevant and creative solutions;    Ability to identify alternatives or options in planning and decision making whilst weighing up the risks;    Developing own and staff capability, encouraging diversity and fostering teamwork;    Ability to structure and prioritize individuals' and the team's objectives again st organizational goals  and GFATM requirements;    Ability to conduct research and in-depth reviews/analysis on a range of relatively complex and  intricate issues and translate the results and findings into practical solutions and recommendations;    Keen sense of ethics and integrity in dealing with clients/partners and service providers and  demostrated ability to develop and maintain effective work relationships with counterparts and  clients/partners;       

  Education:      Advanced University degree in Finance, Accounting, Economics or related discipline        Advanced  University  degree  in  business  administration,  health  economics  or  related  disciplines  for  the Country Manager position    Work Experience    Essential:      For  Finance  Expert  position  only:  minimum  5  years  experience  in  financial  management,  accounting,  financial  monitoring,  auditing,  and  related  fields;  Strong  knowledge  and  experience  in  public financial management and accounting      For  combined  position  Finance  Expert/Country  Manager:  minimum  7  years  of  experience  in  leading  and  supervising  teams  and/or  projects  for  the  Country  Manager  position.  Experience  in  managing health related projects an asset.      Desirable:      Research and data analysis experience    At least 3 years experience in public procurement     UN experience    Valid Vehicle Driving licence B category    Knowledge of health system in Serbia and familiarity with national stakeholders relevant in the field of  HIV/AIDS, TB and Malaria is an asset.    Languages:       Proficiency in  English and Serbian is required.  Working knowledge of a language (e.g. Russian)  widely spoken in Eastern Europe is an asset.      Submission of Applications  Candidates meeting the qualifying requirements may submit their application in English, including a Letter of  Motivation, complete Curriculum Vitae and an updated United Nations Personal History Form (P.11), available  at  www.unops.org    via e-mail to:   VacanciesGeneva@unops.org    kindly indicate the Vacancy Number  and Post Title in the subject line of the e-mail. Please do not attach copies of diplomas, certificates, writing  samples etc.  Former UN personnel should attach copies of their last two performance reports with their application.    Additional Considerations    - Applications received after the closing date will not be considered  - Only those candidates that are shortlisted for interviews will be contacted.  - Qualified female candidates are strongly encouraged to apply    For more information on UNOPS, please visit the UNOPS website at  www.unops.org .