Expatriate Services Assistant - Hoofdinhoud

Inhoudsopgave van deze pagina:

Delen

1. Kerngegevens
2. Meer informatie

3. Bron
4. Disclaimer

1     1.  BACKGROUND    Applications  are  invited  for  this  position  at  the  European  Agency  for  the  Management  of  Operational  Cooperation  at  the  External  Borders  of  the  Member  States  of  the  European  Union  (Frontex), established under Council Regulation (EC) No 2007/2004 of 26 October 2004. 2        Frontex is located in Warsaw, Poland and its main tasks are the following:    a)  coordinate operational cooperation between Member States in the field of management of  external borders;  b)  assist  Member  States  in  the  training  of  national  border  guards,  including  the  establishment of common training standards;  c)  carry out risk analyses;  d)  follow  up  the  development  of  research  relevant  for  the  control  and  surveillance  of  external borders;  e)  assist  Member  States  in  circumstances  requiring  increased  technical  and  operational  assistance at external borders;  f)  provide Member States with the necessary support in organizing joint return operations.    For more information, please refer to our webpage:  http://www.frontex.europa.eu                                                    1  published on 18 February 2010  2  OJ L 349, 25.11.2004, p.1   1    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          2.  ADMINISTRATIVE SERVICES UNIT  The  general  mission  of  the  Administrative  Services  Unit  is  to  give  all  necessary  support  and  assistance within Frontex for the smoothest and uninterrupted functioning of  Frontex Divisions  and  Units.  The  Administration  Services  Unit  functions  include  four  Sectors;  human  resources  management, maintaining IT systems, agency services and security.  The objective of the Agency Services Sector is to facilitate the work of Frontex by supporting its  operations  in  the  area  of  infrastructure  and  efficiently  managing  the  infrastructure  (equipment,  office space, furniture, meeting rooms, catering and parking).     3.  DUTIES  Reporting to the Head of Agency Services Sector and in close cooperation with the Legal Affairs  Unit  the Expatriate  Services  Assistant  will be  responsible for  help  and  support  to  Frontex  staff  members,  especially  of  nationality  other  than  Polish,  in  issues  related  to  their  installation  in  Poland (i.e. providing expatriate services) including:    ·  Assist  in  Frontex  communications  with  the  relevant  Polish  authorities  (e.g.  customs,  registration and tax offices etc.);  ·  Providing help and support on matters related to settlement of expatriates in Warsaw,  Poland;  ·  Performing other similar or related tasks as required by the needs of Frontex.    4.  QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED    a. Eligibility criteria:    To be eligible, a candidate must have:  ·  a level of education which corresponds to completed university studies of at least three  years attested by a diploma, or;  ·  where justified in the interest of Frontex, professional training of an equivalent level;    ·  in addition to above, have at least 1 year of professional experience;    Professional  experience  shall  be  taken  into  account  from  the  date  on  which  the  person  fulfils the minimum qualifications for engagement.     2    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          ANY  GIVEN  PERIOD  MAY  BE  COUNTED  ONLY  ONCE  (in  order  to  be  calculated  as  eligible, years of studies or professional experience to be taken into account shall not overlap  with other periods of studies or professional experience)!   ·  produce  evidence  of  thorough  knowledge  of  one  of  the  languages  of  the  Community  and  of  satisfactory  knowledge  of  another  language  of  Community  to  the  extent  necessary for the performance of his/her duties;  ·  be  a  citizen  of  one  of  the  Member  States  of  the  European  Union  or  the  Schengen  Associated Countries;   ·  enjoy full rights as a citizen;   ·  have  fulfilled  any  obligations  imposed  on  them  by  the  laws  of  their  home  country  concerning military service;   3 .  ·  be physically fit to perform their duties   For reasons related to the Frontex working requirements, be available at short notice for the  job.  b. Selection criteria    (1) Professional competencies  The candidate will be required to demonstrate that he/she has:  ·  university level education in relevant field such as economics, law, business  administration or other which corresponds to completed university studies of  at least 3 years attested by a diploma;  ·  strong drafting and communication skills in English;  ·  ability to explain legal and/or complex issues to non-experts in a service  oriented manner;  ·  analytical skills and ability to find solutions to legal and/or complex issues;  ·  ability to work under pressure and tight deadlines.  Besides, the following attributes would be assets:  ·  knowledge  of  Polish  national  law, especially  related  to  expatriate  issues,  i.e.  administrative, customs and tad law;  ·  knowledge of European Union law;  ·  knowledge  of  international  practice  and/or  law  especially  in  the  field  of  diplomatic and consular relations;  ·  experience in areas related to expatriate matters, in particular in relation to  international organisations;                                                3   Before the appointment, the successful candidate shall be medically examined by a selected medical service in order that  Frontex  may  be  satisfied  that  he/she  fulfils  the  requirement  of  Article  28(e)  of  the  Staff  Regulation  of  Officials  of  the  European Communities   3    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

        ·  working experience in the EU institutions, bodies, offices or agencies.    (2) Personal attributes  Attributes especially important to this post include:  ·  time management, organisation and co-ordination skills;  ·  ability  to  make  sound  decisions,  prioritise  and  work  to  deadlines  under  minimal supervision on multiple tasks;  ·  strong sense of initiative and responsibility;  ·  strong sense of discretion;  ·  strong interpersonal and communication skills;  ·  ability  to  work  under  pressure  and  respond  to  changes  in  a  rapidly  evolving  work environment;  ·  ability to cooperate smoothly in a multicultural environment.    5.  INDEPENDENCE AND DECLARATION OF INTEREST  The  Expatriate  Services  Assistant will be  required  to  make a  declaration of  commitment  to  act  independently  in  the  Agency's  interest  and  to  make  a  declaration  in  relation  to  interests  that  might be considered prejudicial to his/her independence. Candidates will therefore be required to  include confirmation of their willingness to make such declarations with their applications.    6.  EQUAL OPPORTUNITIES  Frontex  applies  an  equal  opportunities  policy  and  accepts  applications  without  distinction  on  grounds  of  age,  race,  political,  philosophical  or  religious  conviction,  sex  or  sexual  orientation  and regardless of disabilities, marital status or family situation.    7.  SELECTION PROCEDURE  The selection procedure includes the following steps:  ·  after  registration,  each  application  is  checked  in  order  to  verify  whether  it  meets  the  eligibility criteria;  ·  all  the  eligible  applications  are  evaluated  by  the  Selection  Committee  based  on  the  selection criteria defined in the vacancy notice;  ·  the  best-qualified  candidates,  who  obtained  the  highest  number  of  points  within  the  evaluation, are short-listed for an interview;  ·  the interview will be held in English;  ·  during  the  interviews  session,  the  Selection  Committee  examines  the  profiles  of  candidates and assess their relevancy for the post in question. In order to support the   4    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

        evaluation  via  interview,  shortlisted  candidates  may  be  required  to  undergo  written  competency tests and complete part of the process in their second EU language;  ·  candidates  invited  to  an  interview  will  be  requested  to  submit,  on  the  day  of  the  interview,  copies  of  their  diploma(s)  and  evidence  of  their  professional  experience,  clearly indicating the starting and finishing dates;  ·  as  a  result  of  the  interviews,  the  Selection  Committee  recommends  the  most  suitable  candidates  for  the  post  in  question.  The  list  of  suitable  candidates  established  by  the  Selection Committee may also be used for the recruitment for a similar post depending on  the needs of the agency and shall be valid until 31 December 2011 (the validity period may  be  extended).  Each  candidate  will  be  informed  by  letter  whether  or  not  he/she  has  been  placed on the reserve list. Candidates should note that inclusion on a  reserve list does  not guarantee employment.   Please  note  that  the  Selection  Committees  work  and  deliberations  are  strictly  confidential and that any contact with its members is strictly forbidden.    8.  APPOINTMENT AND CONDITIONS OF EMPLOYMENT  The  Expatriate  Services  Assistant  will  be  appointed  by  the  Executive  Director,  upon  recommendation of the Selection Committee, following the selection procedure.  Successful candidate will be recruited as a Contract Agent pursuant to article 2a of the Conditions  of Employment of Other Servants of the European Communities (CEOS). The Contract Agent post  in question will be placed in group FGIV.  The pay of staff members consists of a basic salary in EUR weighted by the correction coefficient  (for Poland 72.2% in 2010) and paid in PLN according to the fixed exchange rate (4.496 in 2010).   The final net calculation is as follows:  Grade  FGIV/grade 13  FGIV/grade 14  Basic net salary  (without any allowances)  8 454 PLN  9 034 PLN  In addition to the basic salary, staff members may be entitled to various allowances, in  particular an expatriation (16% of basic gross salary) or foreign residence allowance  (4%of gross salary) ­ depending on particular situation, and family allowances (depending  on personal situation) such as: household allowance, dependent child allowance, pre school allowance, education allowance.   743 PLN  770 PLN  Household allowances  Dependent child allowances for each  child  1 187 PLN  1 187 PLN  Expatriation allowances (depending on  family situation)        1 610 ­ 2 292 PLN     1 814 ­ 2 506 PLN  290 PLN  290 PLN  Preschool allowance  5    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          Staff  pays  a  Community  tax  at  sources  and  deductions  are  also  made  for  medical  insurance,  pension and unemployment insurance. Salaries are exempt from national taxes.   For  further  information  on  working  conditions  of  temporary  staff  please  refer  to  CEOS:  http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf   The employment contract will be offered for a period of three years, with a probationary period  of nine months. The contract may be renewed.  The  successful candidate  must  hold  a  valid  security  clearance  at CONFIDENTIAL  level  or  must  be eligible to obtain such a clearance. Failure to obtain the requisite security clearance certificate  before the expiration of the probationary period will be a cause of termination of the contract.    9.  PROTECTION OF PERSONAL DATA  Please  note  that  Frontex  will  not  return  applications  to  candidates.  The  personal  information  Frontex requests from candidates will be processed in line with Regulation (EC) No 45/2001 of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data.  This  applies  in  particular  to  the  confidentiality  and security of such data.  Personal data shall be processed solely for the purpose of the selection procedure.   Should the candidate have any query concerning the processing of his/her personal data, he/she  shall address them to the following address:  hr@frontex.europa.eu .     10. APPEAL PROCEDURE  If a candidate considers that he/she has been adversely affected by a particular decision, he/she  can lodge a complaint under Article 90(2) of the Staff Regulations of Officials of the European  Communities and Conditions of employment of other servants of the European Communities, at  the following address:  Frontex  Human Resources Sector  Rondo ONZ 1  00-124 Warsaw  Poland  The  complaint  must  be  lodged  within  3  months.  The  time  limit  for  initiating  this  type  of  procedure starts to run from the time you are notified of the act adversely affecting you.         6    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          11. APPLICATION PROCEDURE  In  order  for  an  application  to  be  considered  eligible,  candidates  are  requested  to  submit  their  applications  signed  by  the  candidate  in  1  original  and  3  copies,  using  Frontex  Standard  Application Form and posting them in a simple A4 format envelope.     Applications  shall  be  accompanied  by  1  original  Eligibility  Checklist  (see  the  last  page  of  Vacancy  Notice)  duly  completed  and  signed  by  the  candidate.  In  the  Eligibility  Checklist  the  candidate verifies his/her compliance with the eligibility criteria for the specific post.   Applications delivered via e-mail will not be accepted and treated as non-eligible.   Please send your applications, duly completed in English, to the following address:  Frontex  Human Resources Sector  REF: FRONTEX/09/CA/FGIV/40.1 ­ Expatriate Services Assistant  Rondo ONZ 1  00-124 Warsaw  Poland    You  will  be  requested  to  supply  documentary  evidence  in  support  of  the  statements  that  you  make  for  this  application.  Do  not,  however,  send  any  supporting  or  supplementary  documentation  with  your  application,  until  you  have  been  asked  to  do  so  by  Frontex.  Additionally,  do  not  submit  the  references  or  testimonials,  unless  they  have been  requested for  the sole use of Frontex.  Please do not spend money on expensive bindings for your papers as they are usually separated  and the bindings thrown away.  The closing date for the submission of applications is 18 March 2010 with the  postmarked date serving as a proof.     Incomplete applications or sent to Frontex after the above deadline will be disqualified and  treated as non-eligible.   Moreover, the candidates who use the same application form to apply for more than one post will  be disqualified.   Due to the large volume of applications, the Agency regrets that only candidates selected for the  interviews will be notified.  Please note that the time period between the closing date for applications submission and the end  of the short listing candidates for the interview may take up to two months.    7    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          Expatriate Services Assistant in Agency Services Sector   (FRONTEX/09/CA/FGIV/40.1)   Contract Staff/FGIV     Full name of candidate (in capitals):      Application number:    (introduced by Frontex)    ELIGIBILITY CRITERIA    1  ·  be a citizen of one of the Member States of the European Union or the Schengen   Yes      No      Associated Countries;     2  ·  a level of education which corresponds to completed university studies of at least   Yes      No      three years attested by a diploma, or;  ·  where justified in the interest of the service, professional training of an equivalent   level;  3  ·  in addition to above, have at least 1 year of professional experience;  Yes      No      4  ·  have a thorough knowledge of one of the languages of the Community and   satisfactory knowledge of another language of Community to the extent necessary   for the performance of his/her duties;  Yes      No      5  enjoy full rights as a citizen;   ·  Yes      No      6  ·  have fulfilled any obligations imposed by the laws of home country concerning   military service;   Yes      No      7  ·  be physically fit to perform his/her duties.  Yes      No        The candidate fulfils all the eligibility criteria for the post in question:    Yes      No        Signature of the Candidate:  .......................................................    signature    Introduced by Frontex:           Yes No Certified correct:     ...............................  signature         8    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

.

Vacatures worden iedere nacht automatisch samengesteld op basis van officiele publicaties. Vacatureteksten kunnen hierdoor gedeeltelijk engelstalig en op sommige punten onvolledig zijn.