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| officiele benaming | Committee Secretary, NATO Office of Resources |
|---|---|
| vacaturenummer | A07(2010) |
| organisatie | Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO) |
| standplaats | Brussel |
| land | België |
| contractvorm | onbekend |
| sluitingsdatum | woensdag 31 maart 2010 |
| schaal minimum | 5001.08 |
| schaal maximum | 5001.08 |
| niveau | A2-A3 |
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: · possess a university degree or have equivalent professional experience; 1 This post is expected to be downgraded from grade A.3 to grade A.2/A.3, subject to budgetary approval.
have at least 3 years' experience of committee work in areas of public or business administration related to financial matters; · be computer literate, including having the ability to work with databases; · have knowledge of NATO policy and current political and defence issues affecting the Alliance and its Partners; · be fluent in one of the two official languages of the Organization and have a good working knowledge of the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: · the ability to draft in the other official language of the Organization; · knowledge of the civil and military structure of the Alliance, particularly in regards to the overall aspects of the functioning of the NATO Headquarters; · knowledge of NATO resource procedures and business processes, as well as knowledge of NATO committee work. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Perform the responsibilities of Secretary to the resource committees and the technical working groups. Make all necessary arrangements in connection with meetings of those committees/working groups. Undertake and ensure proper followup for committee/working group decisions. Manage efficiently and address all practical, administrative and logistical aspects of committee/working group work. Expertise Development Identify relevant issues for the committees'/working groups' consideration and coordinate the preparation of appropriate materials and proposals for consideration by the committees/working groups. Advise and assist the Chair of the committees/working groups in the orderly conduct of business. Present work and issues of concern in an effective manner to a diverse audience. Information Management Prepare, process and issue committee documents (agendas, reports, decision sheets and other documents required). - 2-
· Self-Control · Teamwork · Customer Service Orientation · Organisational Awareness · Achievement · Empathy · Flexibility · Integrity 6. CONTRACT The successful applicant will be offered a definite duration contract of three years' duration, which may be renewed for a further period of up to three years. During the period of the renewal he or she may apply for conversion to an indefinite duration contract. If the successful applicant is seconded from a national administration, public institution or the armed forces of a NATO member state, he or she will be offered a three year definite duration contract which, subject also to the agreement of the national authority concerned, may be renewed for a further period of up to three years. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. - 3-
Serving staff will be offered a contract in accordance with the contract policy which applies to them. *** HOW TO APPLY · Applications, indicating the staff vacancy number and job title, must be submitted using the NATO application form, which is available on the Recruitment web site ( www.nato.int/structur/recruit/how-to-apply.html ) · st Closing date for applications: Wednesday, 31 March 2010 · When returning the application form via e-mail, a maximum of one attachment in A4 format using WORD may be included. · Please note that only applicants who succeed in the initial screening will receive a response. In order to follow the status of a vacancy please refer to the web page "update on previous vacancies" on the NATO employment web site ( www.nato.int/structur/recruit/vacancies-upd.html ). · Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone, e-mail or telefax enquiries cannot be dealt with. · Please note that we accept applications electronically without a photograph and without a signature at this stage in the process. · Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate's medical file by the NATO Medical Adviser and the Organization's insurers. · Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. · Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NB: Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a nonsmoking environment. NOR0020-NS - 4-
POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN POSTE VACANT N° A 07(2010) LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'OTAN (Bruxelles - Belgique) DIVISION : Bureau OTAN des ressources Branche Secrétariat et finances INTITULÉ : Secrétaire de comité GRADE : A.2/A.3 2 1. RÉSUMÉ Sous l'autorité et la conduite de son directeur/de sa directrice, le Bureau OTAN des ressources (NOR) vise à rationaliser la gestion des ressources militaires financées en commun au siège de l'OTAN et rassemble tous les services du Secrétariat international qui travaillent dans ce domaine. Il fournit de manière intégrée un soutien consultatif et administratif au Bureau principal des ressources (SRB), au Comité du budget militaire (MBC) et au Comité de l'infrastructure, ainsi qu'à leurs présidences respectives. Il assure également le secrétariat du Comité du budget civil (CBC). Le Secrétariat des comités fournit un soutien rédactionnel, administratif, organisationnel et de coordination aux comités chargés des ressources ainsi qu'aux groupes de travail techniques relevant du NOR, et les conseille pour tout ce qui touche aux procédures. Sous la direction du/de la chef du Secrétariat des comités (Branche Secrétariat et finances du NOR et avec le minimum de supervision, le/la titulaire de ce poste assume les fonctions de secrétaire pour les différents comités et groupes de travail relevant du NOR. 2 Sous réserve d'approbation budgétaire, ce poste devrait être déclassé de A.3 à A.2/A.3. - 5-
PRINCIPALES Planification et exécution S'acquitte des responsabilités de secrétaire des comités chargés des ressources et des groupes de travail techniques. Prend toutes les dispositions nécessaires pour leurs réunions. Veille au suivi des décisions qu'ils prennent. Traite et gère avec efficacité toutes les questions pratiques, administratives et logistiques liées à leur fonctionnement. Développement de l'expertise Détermine les questions qu'il convient de soumettre à l'examen des comités et des groupes de travail et coordonne l'élaboration de la documentation et des propositions à leur soumettre. Conseille et aide la présidence des comités et des - 6-
STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire de ce poste relève du/de la chef du Secrétariat des comités et coopère étroitement avec les autres branches et sections du NOR. Il/Elle entretient des contacts de travail avec les délégations des pays membres de l'OTAN, avec les autres divisions du Secrétariat international, ainsi qu'avec les autorités militaires et les agences de l'OTAN. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : · Maîtrise de soi · Travail en équipe · Souci du service au client · Compréhension organisationnelle · Recherche de l'excellence · Empathie · Flexibilité · Intégrité 6. CONTRAT La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une nouvelle période de trois ans maximum. Au cours - 7-
er septembre 2007, notamment sur les critères et procédures d'attribution d'un contrat de durée indéterminée, on consultera le site internet du Service Recrutement de l'OTAN, à l'adresse www.nato.int/structur/recruit/working-for-nato-f.html , rubrique « Politique des contrats ». Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions de la politique qui leur est applicable. *** COMMENT POSTULER · Les candidatures, indiquant le numéro de référence et l'intitulé du poste, doivent impérativement être soumises au moyen du formulaire disponible sur le site internet du Service Recrutement de l'OTAN, à l'adresse www.nato.int/structur/recruit/how-to-apply-f.html. · Date limite de dépôt des candidatures : mercredi 31 mars 2010. · Si le formulaire de candidature est renvoyé par courrier électronique, il pourra s'accompagner d'une seule pièce jointe (fichier Word au format A4). · On voudra bien noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s à l'issue de la première sélection recevront une réponse. Pour suivre l'état d'avancement d'une procédure de sélection, on consultera la page « Informations sur les vacances de poste antérieures » sur le site internet du Service Recrutement de l'OTAN, à l'adresse www.nato.int/structur/recruit/vacancies-upd-f.html. · En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone, courrier électronique ou télécopie. · On notera également que les candidatures électroniques (sans photographie ni signature) sont acceptées à ce stade de la procédure de sélection. · La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est - 8-
· On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l'OTAN pourront être acceptées. NB - On notera que le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac. NOR0020-NS - 9-
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