Facility Management Coordinator - Hoofdinhoud

Inhoudsopgave van deze pagina:

Delen

1. Kerngegevens
2. Meer informatie

3. Bron
4. Disclaimer

1     1.  BACKGROUND    Applications  are  invited  for  this  position  at  the  European  Agency  for  the  Management  of  Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union  (Frontex), established under the Council Regulation (EC) No 2007/2004 of 26 October 2004. 2        Frontex is located in Warsaw, Poland and its main tasks are the following:    a)  coordinate operational cooperation between Member States in the field of management  of external borders;  b)  assist  Member  States  in  the  training  of  national  border  guards,  including  the  establishment of common training standards;  c)  carry out risk analyses;  d)  follow  up  the  development  of  research  relevant  for  the  control  and  surveillance  of  external borders;  e)  assist  Member  States  in  circumstances  requiring  increased  technical  and  operational  assistance at external borders;  f)  provide Member States with the necessary support in organizing joint return operations.    For more information, please refer to our webpage:  http://www.frontex.europa.eu                                                  1  published on 13 January 2010  2  OJ L 349, 25.11.2004, p.1   1    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          2.  ADMINISTRATION UNIT  The  general  mission  of  the  Administrative  Services  Unit  is  to  give  all  necessary  support  and  assistance  to  operational  units  and  other  units  of  the  Agency  to  allow  them  the  smoothest  and  uninterrupted  functioning.  The  Administration  Unit  functions  include  human  resources  management, maintaining IT systems, agency services and security.  The objective of the Agency Services Sector is to facilitate the work of Frontex by supporting its  operations  in  the  area  of  infrastructure  and  efficiently  managing  the  infrastructure  (equipment,  office space, furniture, meeting rooms, catering and parking).     3.  DUTIES  Reporting  to  Head  of  Agency  Services,  Facility  Management  Co-ordinator  will  be  responsible for the following areas:  -  collection  of  and  processing  internal  requests  related  to  maintenance  of  the  office  space;   -  keeping an accurate record of maintenance and repair activities and schedules;  -  keeping  all  documentation  related  to  Frontex  equipment  and  Frontex  premises  in  order;  -  co-ordinating  work  of  building  services  performed  upon  commission  of  Frontex  under the lease contract as part of services;   -  co-operation with building Facility Management services;  -  monitor operation of the building systems in the area of Frontex premises to ensure  all aspects of the systems are in working order;  -  co-ordinating  work  of  external  contactors  of  Frontex  performing  maintenance related jobs;  -  overseeing implementation of contracts with external service providers;  -  co-ordination of internal transfers of staff (office moves), preparation of sitting plans  etc.  -  co-ordination of maintenance tasks with internal players whenever needed: Security  Officer and Agency Logistics Co-ordinator;  -  planning and initiation of procurement activities related to maintenance and repairs  provided by external contractors;  -  perform any other duties assigned by Head of the Sector.      2    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          4.  QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE REQUIRED  a. Eligibility criteria:  To be eligible, a candidate must have:  ·  a level of post-secondary education attested by a diploma, or;  ·  a  level  of  secondary  education  attested  by  a  diploma  giving  access  to  post-secondary  education, and appropriate professional experience of at least 3 years, or;  ·  where  justified  in  the  interest  of  the  service,  professional  training  or  professional  experience of an equivalent level;  ·  in addition to above, have at least 6 years of professional experience;  Professional  experience  will  be  counted  from  the  date  on  which  the  applicant  fulfils  the  eligibility criteria mentioned above.  Only the required education will be taken into account.  ANY  GIVEN  PERIOD  MAY  BE  COUNTED  ONLY  ONCE  (in  order  to  be  calculated  as  eligible, years of studies or professional experience to be taken into account shall not overlap  with other periods of studies or professional experience)!   ·  produce  evidence  of  thorough  knowledge  of  one  of  the  languages  of  the  Community  and  of  satisfactory  knowledge  of  another  language  of  Community  to  the  extent  necessary for the performance of his/her duties;  ·  be  a  citizen  of  one  of  the  Member  States  of  the  European  Union  or  the  Schengen  Associated Countries;   ·  enjoy full rights as a citizen;   ·  have  fulfilled  any  obligations  imposed  on  them  by  the  laws  of  their  home  country  concerning military service;   ·  be physically fit to perform their duties 3 ;  For  reasons  related  to  the  Frontex  working  requirements,  be  available  at  short  notice  for  the  job.  b. Selection criteria    (1) Professional competencies  The candidate will be required to demonstrate that he/she has:  ·  experience in the areas described in the duties;  ·  experience in managing helpdesk activities ;  ·  troubleshooting and technical skills in relation to minor building/technical issues.                                                3   Before the appointment, the successful candidate shall be medically examined by a selected medical service in order that  Frontex  may  be  satisfied  that  he/she  fulfils  the  requirement  of  Article  28(e)  of  the  Staff  Regulation  of  Officials  of  the  European Communities   3    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          Besides the following attributes would be advantageous:  ·  knowledge of Polish (functional need);  ·  knowledge of EU working procedures and financial rules;  ·  experience in work in multinational environment.    (2) Personal qualities  ·  strong service-orientation;  ·  excellent communication skills;  ·  ability  to  work  under  time  pressure  and  to  respond  to  changes  in  a  rapidly  evolving  work environment;  ·  pro-activeness and ability to handle multiple tasks when required;  ·  strong sense of initiative and responsibility;  ·  excellent co-ordination and planning skills;  ·  problem-solving skills;  ·  good capacity to focus on priorities and flexibility.      5.  INDEPENDENCE AND DECLARATION OF INTEREST  Facility Management Co-ordinator will be required to make a declaration of commitment to act  independently in the Agency's interest and to make a declaration in relation to interests that might  be considered prejudicial to his/her independence. Candidates will therefore be required to include  confirmation of their willingness to make such declarations with their applications.    6.  EQUAL OPPORTUNITIES  Frontex  applies  an  equal  opportunities  policy  and  accepts  applications  without  distinction  on  grounds of age, race, political, philosophical or religious conviction, sex or sexual orientation and  regardless of disabilities, marital status or family situation.    7.  SELECTION PROCEDURE  The selection procedure includes the following steps:  ·  after  registration,  each  application  is  checked  in  order  to  verify  whether  it  meets  the  eligibility criteria;  ·  all  the  eligible  applications  are  evaluated  by  the  Selection  Committee  based  on  the  selection criteria defined in the vacancy notice;  ·  the  best-qualified  candidates,  who  obtained  the  highest  number  of  points  within  the  evaluation, are short-listed for an interview;  4    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

        ·  the interview will be held in English;  ·  during the interviews session, the Selection Committee examines the profiles of candidates  and  assess  their  relevancy  for  the  post  in  question.  In  order  to  support  the  evaluation  via  interview, shortlisted candidates may be required to undergo written competency tests and  complete part of the process in their second EU language;  ·  candidates invited to an interview will be requested to present, on the day of the interview,  originals  of  their  diploma(s)  and  evidence  of  their  professional  experience,  clearly  indicating the starting and finishing dates;  ·  as  a  result  of  the  interviews,  the  Selection  Committee  recommends  the  most  suitable  candidates  for  the  post  in  question.  The  list  of  suitable  candidates  established  by  the  Selection Committee may also be used for the recruitment for a similar post depending on  the needs of the agency and shall be valid until 31 December 2011 (the validity period may  be  extended).   Each  candidate  will  be  informed  by  letter  whether  or  not  he/she  has  been  placed on the reserve list. Candidates should note that inclusion on a  reserve list does  not guarantee employment.   Please  note  that  the  Selection  Committees  work  and  deliberations  are  strictly  confidential  and that any contact with its members is strictly forbidden.     8.  APPOINTMENT AND CONDITIONS OF EMPLOYMENT  Facility  Management  Co-ordinator  will  be  appointed  by  the  Executive  Director,  upon  recommendation of the Selection Committee, following the selection procedure.  Successful  candidate  will  be  recruited  as  a  Temporary  Agent  pursuant  to  article  2(a)  of  the  Conditions  of  Employment  of  Other  Servants  of  the  European  Communities  (CEOS).  The  Temporary  Agent  post  in  question  will  be  placed  in  group  AST4.  The  pay  of  staff  members  consists  of  a  basic  salary  (depending  on  professional  experience  weighted  by  the  correction  coefficient of 72.2% (for Poland in 2010).      The new salary numbers are expected in January 2010. Please monitor our website on  a regular basis. The Vacancy Notice will be updated.      Please note, that the salary will be paid in PLN (according to the fixed exchange rate,  established once a year in July, current exchange rate is: 4.496).  Staff  pays  a  Community  tax  at  sources  and  deductions  are  also  made  for  medical  insurance,  pension and unemployment insurance. Salaries are exempt from national taxes.   For further information on working conditions of temporary staff please refer to CEOS:  http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf     5    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          The employment contract will be offered for a period of five years, with a probationary period  of six months. The contract may be renewed.  The  successful candidate  must  hold  a  valid  security  clearance  at CONFIDENTIAL  level  or  must  be eligible to obtain such a clearance. Failure to obtain the requisite security clearance certificate  before the expiration of the probationary period will be a cause of termination of the contract.    9.  PROTECTION OF PERSONAL DATA  Please  note  that  Frontex  will  not  return  applications  to  candidates.  The  personal  information  Frontex requests from candidates will be processed in line with Regulation (EC) No 45/2001 of the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the  free  movement  of  such data.  This applies  in particular  to  the confidentiality  and  security  of  such  data.  Personal data shall be processed solely for the purpose of the selection procedure.   Should  the  candidate  have  any  query  concerning  the  processing  of  his/her  personal  data,  he/she  shall address them to the following address:  hr@frontex.europa.eu .     10. APPEAL PROCEDURE  If a candidate considers that he/she has been adversely affected by a particular decision, he/she can  lodge  a  complaint  under  Article  90(2)  of  the  Staff  Regulations  of  Officials  of  the  European  Communities  and  Conditions  of  employment  of  other  servants  of  the  European  Communities,  at  the following address:  Frontex  Human Resources Sector  Rondo ONZ 1  00-124 Warsaw  Poland    The complaint must be lodged within 3 months. The time limit for initiating this type of procedure  start to run from the time you are notified of the act adversely affecting you.     11. APPLICATION PROCEDURE  In  order  for  an  application  to  be  considered  eligible,  candidates  are  requested  to  submit  their  applications  signed  by  the  candidate  in  1  original  and  3  copies,  using  the  uploaded  version  of  Frontex Standard Application Form and posting them in a simple A4 format envelope.   6    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

        Applications  shall  be  accompanied  by  1  original  Eligibility  Checklist  (see  the  last  page  of  Vacancy  Notice)  duly  completed  and  signed  by  the  candidate.  In  the  Eligibility  Checklist  the  candidate verifies his/her compliance with the eligibility criteria for the specific post.   Applications delivered via e-mail will not be accepted and treated as non-eligible.   Please send your applications, duly completed in English, to the following address:  Frontex  Human Resources Sector  REF: FRONTEX/10/TA/AST4/8.1­ Facility Management Co-ordinator  Rondo ONZ 1  00-124 Warsaw  Poland    You will be requested to supply documentary evidence in support of the statements that you make  for this application. Do not, however, send any supporting or supplementary documentation with  your application, until you have been asked to do so by  Frontex. Additionally, do not submit the  references or testimonials, unless they have been requested for the sole use of Frontex.  Please  do  not  spend  money  on  expensive  bindings  for  your  papers  as  they  are  usually  separated  and the bindings thrown away.  The  closing  date  for  the  submission  of  applications  is  15  February  2010  with  the  postmarked  date  serving as a proof.      Incomplete applications or sent to Frontex after the above deadline will be disqualified and  treated as non-eligible.   Moreover, the candidates who use the same application form to apply for more than one post will  be disqualified.   Due to the large volume of applications, the Agency regrets that only candidates selected for the  interviews will be notified.  Please note that the time period between the closing date for applications submission and the end  of the short listing candidates for the interview may take up to two months.      7    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

          Facility Management Co-ordinator   (FRONTEX/10/TA/AST4/8.1)   Temporary Agent/AST4     Full name of candidate (in capitals):      Application number:    (introduced by Frontex)      ELIGIBILITY CRITERIA    1  ·  be a citizen of one of the Member States of the European Union or the Schengen   Yes      No      Associated Countries;     2  ·  a level of post-secondary education attested by a diploma, or;  Yes      No      ·  a level of secondary education attested by a diploma giving access to post-secondary  education, and appropriate professional experience of at least 3 years, or;  ·  where justified in the interest of the service, professional training or professional experience  of an equivalent level;  3  ·  in addition to above, have at least 6 years of professional experience;  Yes      No      4  ·  have a thorough knowledge of one of the languages of the Community and   satisfactory knowledge of another language of Community to the extent necessary   for the performance of his/her duties;  Yes      No      5  enjoy full rights as a citizen;   ·  Yes      No      6  ·  have fulfilled any obligations imposed by the laws of home country concerning   military service;   Yes      No      7  ·  be physically fit to perform his/her duties.  Yes      No        The candidate fulfils all the eligibility criteria for the post in question:    Yes      No        Signature of the Candidate:  .......................................................    signature    Introduced by Frontex:           Yes No Certified correct:     ...............................  signature       8    Rondo ONZ1, 00-124 Warsaw, Poland  Telephone +48 22 544 95 00 Fax +48 22 544 95 01 

.

Vacatures worden iedere nacht automatisch samengesteld op basis van officiele publicaties. Vacatureteksten kunnen hierdoor gedeeltelijk engelstalig en op sommige punten onvolledig zijn.